AAAS - Archiving-as-a-Service

Service mutualisé d’archivage électronique à valeur probante pour des informations numériques dans le but d’en gérer la conservation, de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps

  • Service
  • Gestion de dossiers
  • ONSS

Description

Le service garantit l’intégrité et l’authenticité des informations numériques ainsi que leur lisibilité et accessibilité dans le temps, que ce soit à titre de preuve ou à titre informatif.

Cette solution d’archivage numérique prend la forme d’un service multi-tenant accessible à tous. Celui-ci se veut le plus générique possible et couvre les besoins fondamentaux en termes d’archivage électronique à valeur probante.

Il est un composant essentiel à la dématérialisation des processus et des échanges pour garantir la sécurité juridique de l’institution.

Archiving-as-a-Service (le service REST ArchiveManager) offres les fonctionnalités suivantes :

  • Archivage et conservation des documents électroniques avec valeur probante (garantie forte d'intégrité et d'authenticité)
  • Gestion des délais de conservation
  • Consultation "online" des documents archivés
  • Rapatriement des copies de plusieurs documents archivés (extraction de masse)
  • Suspension et reprise du cycle de vie de l'archive
  • Modification de la date de début de conservation

Groupes d'utilisateurs

Ce service est disponible à toute institution publique.

Les principaux cas d’utilisation suivants ont été identifiés

• Application d’Enterprise Content Management / Case Management

Les applications d’ECM, de Case Management, de Record Management, sont couramment utilisées dans les institutions publiques pour gérer des documents. Ceux-ci doivent être archivés car ils constituent des fichiers d’un dossier. Leur valeur probante est importante puisque ces documents peuvent servir de preuve devant les tribunaux ou permet de détruire les originaux papiers.

• Application d’échange de données électroniques

Le développement de l’eGovernment accroît les échanges de données électroniques entre partenaires. Ces échanges de données remplacent les anciens formulaires et constituent des preuves qu’il est nécessaire de conserver puisqu’elles sont à la base même des actions entreprises par les institutions publiques.

• Logs transactionnels

De nombreux services transversaux sont utilisés par une multitude de partenaires pour accéder à des applications. Ces services génèrent un nombre considérable de logs des transactions qu’il est nécessaire de conserver pour des raisons de preuve afin de pouvoir montrer qui a accédé à quelle application à quel moment.

• Application business

De nombreuses applications business intègrent la réception et la production de documents qui doivent eux-aussi être conservés pour des raisons d’information ou de preuve avec des garanties suffisantes quant à la corruption des données. Il est courant que des fonctionnalités d’archivage et de sécurisation soient développées au sein des applications sans pour autant apporter les garanties nécessaires à une conservation probante.

• Facturation électronique

La facturation électronique est un facteur en pleine croissance au vu du gain qu’elle permet par rapport à une facture papier. Les recommandations du SPF Finances imposent des règles strictes d’archivage électronique, qui nécessitent un niveau de sécurité permettant de conserver la valeur probante des documents.

• Données stockées dans des bases de données

La croissance continue des volumes de données stockés dans les bases de données pose des problèmes opérationnels (temps de réponse plus longs, difficultés à maintenir les performances…) alors qu’une grande majorité des données présentes dans les bases de données en production ne sont que peu, voire plus du tout, utilisées. L’archivage des données contenues dans les bases de données apporte une réponse à ces différents défis.

Il permet également d’archiver des données d’une application obsolète pour ne pas devoir la maintenir pour accéder aux données.

Conditions d'intégration

Les conditions d’intégration du service ArchiveManager (AAAS) sont les suivantes

  • Avoir réalisé les démarches administratives pour être autorisé à accéder au service (intégration au service d’identification et d’authentification de la sécurité sociale) et pour pouvoir signer les preuves d’archivage (intégration au service de signature électronique SepiaDocumentSigner de la sécurité sociale – intégration de facto autorisée en cas d’utilisation d’ArchiveManager)
  • Avoir défini les règles business d’archivage pour chaque type différent de documents à archiver

Informations supplémentaires

  • Une demande d’archivage se fait pour un seul document à la fois
  • Le système est asynchrone ; les documents ne sont pas archivés de manière instantanée, cela peut prendre jusqu’à 24 h après la réception de la demande d’archivage (en fonction de la règle d’archivage du document)
  • Les documents ne sont consultables que lorsqu’ils sont archivés

Contact : ReuseOperational@smals.be

Documentation

Un CookBook comprenant les aspects business et techniques du service AAAS - Archiving-as-a-Service et de toutes ses fonctionnalités est disponible.

Certains des liens ci-dessous pourraient ne pas fonctionner en raison de restrictions de sécurité.

Si vous voulez obtenir ces informations, prenez contact avec l’équipe responsable via l’adresse email spécifiée dans le paragraphe ci-dessus consacré aux conditions d’intégration.

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