ArchiveManager

Typologie
Service
Eigenaar
RSZ

Overzicht

Service om digitale gegevens met bewijskracht te beheren met als doel de bewaring van deze gegevens, ze te benutten en mettertijd toegankelijk te maken.

Beschrijving

Deze gedeelde digitale archiveringsservice garandeert de integriteit en authenticiteit van digitale gegevens en mettertijd hun leesbaarheid en toegankelijkheid, hetzij als bewijs of ter informatie.

Deze digitale archiveringsoplossing neemt de vorm van een multi-tenant service aan die voor iedereen toegankelijk is. Deze zal zo generiek mogelijk zijn en zal de fundamentele behoeften dekken op het vlak van elektronische archivering met bewijskracht.

Het is een essentiële component voor de dematerialisering van processen en uitwisselingen om de juridische beveiliging van de instelling te verzekeren.

ArchiveManager biedt volgende functionaliteiten: 

  • Archivering en bewaring van elektronische documenten met bewijskracht (sterke garantie op integriteit en authenticiteit)
  • Het beheer van de bewaartermijnen
  • 'Online' raadplegen van gearchiveerde documenten
  • Herstel van de kopieën van meerdere gearchiveerde documenten (grootschalige extractie)
  • Het stopzetten en hernemen van de levenscyclus van het archief
  • Wijziging van de begindatum van bewaring

Gebruikersgroepen

De service is beschikbaar voor alle openbare instellingen. 

De belangrijkste use cases zijn de volgende:

Enterprise Content Management toepassing / Case Management
De toepassingen ECM, Case Management, Record Management worden vaak gebruikt binnen de openbare instellingen om documenten te beheren. Documenten moeten gearchiveerd worden, want ze vormen bestanden van een dossier. Hun bewijskracht is belangrijk, gezien deze documenten kunnen dienen als bewijsstuk voor de rechtbank of toelaat de originele papieren te vernietigen.

Toepassingen voor de uitwisseling van digitale gegevens
Met de ontwikkeling van het eGovernment neemt de uitwisseling van digitale gegevens tussen partners toe. Deze vorm van uitwisseling vervangt de vorige met oude formulieren en telt als bewijsstuk dat noodzakelijk bewaard moet worden, aangezien dit zelf aan de basis ligt van de acties ondernomen door de openbare instellingen.

Transactionele logs
Om toegang te krijgen tot toepassingen gebruikt  een groot aantal  partners veel transversale diensten. Deze diensten genereren een groot aantal logs van transacties, waarbij het bewaren noodzakelijk is voor bewijskracht zodoende te kunnen aantonen wie op welk moment toegang had tot welke toepassing.

Business-toepassing
Veel business-toepassingen integreren de ontvangst en het opmaken van documenten die bewaard moeten worden ter informatie of als bewijskracht met voldoende garanties wat gegevensvervalsing betreft. Vaak worden functionaliteiten voor archivering en beveiliging binnen toepassingen ontwikkeld zonder noodzakelijke garanties voor een bewaring met bewijskracht.

Elektronische facturatie
Elektronische facturatie is een factor die volop groeit, gezien de voordelen die het biedt tegenover een papieren factuur. De aanbevelingen van FOD Financiën leggen strikte regels op voor digitale archivering, die een veiligheidsniveau vereist om de bewijskracht van de documenten te behouden.

Gegevens bewaard in databanken
De voortdurende toename van het volume aan bewaarde gegevens in databanken leidt tot operationele problemen (te lange responsetijd, moeilijkheden om performantie te handhaven...), terwijl een grote meerderheid van gegevens in databanken in productie weinig of zelfs helemaal niet gebruikt wordt.  De archivering van de gegevens opgeslagen in databanken biedt een antwoord op deze verschillende uitdagingen.

Hiermee kunnen ook gegevens gearchiveerd worden van een verouderde toepassing, zodat deze niet langer moet onderhouden worden om nog toegang te hebben tot de gegevens.

Integratie voorwaarden

De service ArchiveManager heeft volgende integratievoorwaarden: 

  • De administratieve stappen ondernomen hebben om toegang tot de service te krijgen (integratie met de identificatie- en authenticatieservice van de sociale zekerheid) en om de archiveringsbewijsstukken te mogen tekenen (integratie met de service voor digitale ondertekening SepiaDocumentSigner van de sociale zekerheid - integratie die de facto toegestaan is bij gebruik van ArchiveManager)
  • De business archiveringsregels vastgelegd hebben voor elk type van de te archiveren documenten.

Bijkomende informatie: 

  • Een archiveringsaanvraag kan voor één document tegelijk. 
  • Het systeem is asynchroon. De documenten worden niet onmiddellijk gearchiveerd, het kan tot 24 uur na ontvangst van de archiveringsaanvraag duren (afhankelijk van de archiveringsregel van het document). 
  • De documenten kunnen  pas geconsulteerd worden  wanneer ze gearchiveerd zijn. 

Contact:

Documentatie

Een CookBook met business- en technische aspecten van de service ArchiveManager en al zijn functionaliteiten is beschikbaar.
back2top