Scope: Persoonsgegevens die verstrekt zijn via een inschrijvingsformulier in het kader van online/offline events die georganiseerd worden door Smals of via de inschrijving voor de ReUse-nieuwsbrief.
Versie: November 2024
I. Verwerking van uw persoonsgegevens
Smals neemt maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
Ons beleid inzake de bescherming van personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, ook bekend als de GDPR.
II. Waarom verzamelen, verwerken en bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen de in het inschrijvingsformulier vermelde persoonsgegevens om:
- de door u gevraagde dienst te kunnen leveren, namelijk de organisatie van online/offline events;
- Smals in staat te stellen aan uw verzoek te voldoen en u daarvan op de hoogte te stellen;
- fouten te analyseren om de systeemprestaties te verbeteren;
-
u de ReUse-nieuwsbrief te kunnen sturen waarvoor u ingeschreven bent.
Deze gegevens zullen worden verwerkt in overeenstemming met het beleid dat wordt beschreven in de hierboven genoemde GDPR-verordening. De gegevens worden uitsluitend verwerkt door het personeel en eventueel door onderaannemers van Smals, voor de hierboven beschreven doeleinden en om de dienstverlening te verbeteren.
III. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?
De partij die verantwoordelijk is voor de verwerking van de gegevens is Smals, de "Data Controller" / bedrijfseigenaar die verantwoordelijk is voor het formulier. Als u vragen hebt over de verwerking van uw e-mail en daarmee verband houdende persoonsgegevens, kunt u deze richten aan het volgende adres: dpo@smals.be
IV. Welk soort persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen en gebruiken de volgende gegevens:
- identificatiegegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, instelling
- mogelijk functionele cookies om de correcte werking van het formulier te garanderen
V. Met wie delen wij uw gegevens?
De informatie die wij over u verzamelen, zal vertrouwelijk worden behandeld. Zij worden alleen gebruikt in het kader van de eerder genoemde doelstellingen.
Smals zal de verkregen persoonsgegevens niet delen.
Smals zal geen persoonsgegevens aan derden verstrekken voor direct marketing doeleinden. Wij maken geen persoonsgegevens bekend aan derden die geen deel uitmaken van de genoemde ontvangers of die niet onder het genoemde wettelijke kader vallen.
Uitgezonderd is hun eventuele overdracht aan instanties die belast zijn met een verificatie- of inspectietaak in toepassing van het Belgische recht, zoals een onderzoeksrechter.
De verzamelde gegevens worden geregistreerd:
- in de registratiedatabase (gehost door Smals, als de "Gegevensbeheerder");
- in de mailboxen van het personeel van Smals, uitsluitend voor zolang dat nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te verwezenlijken.
VI. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Uw gegevens zullen worden gewist binnen 1 jaar na ontvangst van de follow-up mail over het evenement. U hebt op elk moment de mogelijkheid om u uit te schrijven. In dat geval uw worden gegevens binnen een redelijke termijn na uw aanvraag tot uitschrijving gewist.
Wat betreft de gegevens die worden verzonden via de inschrijving voor de ReUse-nieuwsbrief: u kan zich altijd uitschrijven door te klikken op de link in de voettekst van de nieuwsbrieven.
VII. Hoe kunt u uw gegevens raadplegen, de juistheid ervan controleren en ze zo nodig corrigeren?
U hebt het recht te allen tijde een kopie van uw persoonsgegevens op te vragen om de juistheid van de opgeslagen informatie te verifiëren, te corrigeren of bij te werken. U kunt ook vragen dat uw persoonsgegevens volledig worden gewist als er geen verzoek van u wordt verwerkt. Om uw privacy en veiligheid te waarborgen, zullen wij de nodige stappen ondernemen om uw identiteit te verifiëren voordat u enige informatie kunt bekijken en corrigeren. Stuur uw verzoek naar het volgende e-mailadres: dpo@smals.be
VIII. Wat doen wij om misbruik of ongeoorloofde toegang te voorkomen?
Smals heeft een aantal procedures ingevoerd (hardware, elektronisch en administratief), die zij regelmatig opnieuw beoordeelt. Wij voeren updates uit om de gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, om de veiligheid te garanderen en om ervoor te zorgen dat de verzamelde informatie correct wordt gebruikt om de gewenste behandeling uit te voeren. Uw gegevens worden opgeslagen op de server van Smals alvorens te worden verwerkt.
Externe onderaannemers
Externe onderaannemers hebben een contract met Smals ondertekend, op grond waarvan zij wettelijk verplicht zijn de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming en verwerking van persoonsgegevens na te leven, en in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (ook bekend als de GDPR). Het personeel van Smals dat toegang heeft tot informatie aan de hand waarvan personen kunnen worden geïdentificeerd, is verplicht deze informatie te beschermen in overeenstemming met deze verklaring gegevensbescherming. Het personeel moet met name afzien van het gebruik van deze informatie voor andere doeleinden dan het verstrekken van de diensten waarvoor zij bestemd is. De door Smals aangestelde managers hebben toegang tot de gegevens via hun persoonlijke referenties. Alleen deze geautoriseerde personen hebben toegang tot de gegevens.
IX. Tot wie moet u zich richten met vragen of klachten?
Om uw persoonsgegevens in te zien, te wissen (in sommige gevallen) of te corrigeren, kunt u contact opnemen met de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens: dpo@smals.be
In geval van een geschil kunnen klachten worden gericht aan de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer - DPO) van Smals of aan de Belgische autoriteit die verantwoordelijk is voor de toepassing van de gegevensbescherming.
