Wave, l'environnement de travail virtuel pour une gestion efficace des tâches et des processus

Aperçu

Produit permettant de traiter des dossiers au sein d'une entreprise où les processus et tâches de différents départements sont alignés et intégrés afin de garantir un traitement transversal de bout en bout des données

Wave est un environnement standardisé au design uniforme et reconnaissable constitué d'un ensemble de composants génériques.

Il gère de manière centralisée les dossiers, les sources authentiques, les processus ainsi que les entités (telles que des entreprises et personnes physiques) et les contacts. Il prend en compte les caractéristiques spécifiques de chaque service au sein de l'organisation et les besoins de chaque collaborateur participant.

Les collaborateurs, après s'être connectés et quel que soit leur service, obtiennent une vue uniforme des applications, des documents et des données, ainsi qu'une vue générale du dossier d'une entité, avec toutes les informations disponibles. Une liste d'aperçu leur donne accès aux tâches personnelles, y compris les tâches manuelles, qui font partie des processus numériques circulant entre les différentes équipes. D'autres écrans de synthèse affichent les tâches à suivre et à réaliser, à la fois individuellement et par équipe. Les collaborateurs peuvent ainsi suivre les processus de bout en bout et traiter les dossiers de manière uniforme, structurée et ciblée, et la charge de travail peut être contrôlée et ajustée en temps réel.

En outre, l'environnement Wave permet d'accéder à des applications propriétaires opérationnelles avant le déploiement de Wave, ainsi qu'à des applications externes et à des sites de tiers.

Le produit Wave offre les fonctionnalités suivantes :

• Gérer les tâches :
  • Créer des tâches journalières au sein d'un processus tant par l'utilisateur que par le système, faire leur suivi, les (ré)assigner, les mettre en attente et les clôturer, avec la possibilité d’ ajouter des informations business, des notes personnelles et des documents dans ces tâches
  • Inventorier une liste des tâches existantes suivant différents critères et filtres
  • Conserver l'historique des actions opérées sur chacune des tâches, ainsi que les recherches
  • Remplir automatiquement les informations déjà disponible afin d’éviter au maximum la répétition du travail
  • Rendre sélectivement accessibles les tâches en fonction d'un niveau de confidentialité lié au profil d'un compte
• Gérer les documents :
  • Consulter les documents en ligne, permettant à l’utilisateur d’avoir toujours accès aux informations nécessaires. L’utilisateur bénéficie aussi d’outils d’édition, de templates intégrés et de moyens pour gérer la confidentialité de ses documents.
  • Signer électroniquement son document directement via l’application
  • Envoyer les documents via e-Box (citoyen et entreprise)
  • Archiver les documents de manière légale
  • Conserver l'historique des actions opérées sur les documents 
  • Rechercher des documents et enregistrer les recherches
  • Lister tous les documents et informations liés à une entité
• Gérer les contacts :
  • Rechercher les entités et personnes de contact par entité, enregistrer les recherches
  • Lister et modifier les personnes de contact par entité, à savoir leurs coordonnées telles que l'adresse, le numéro de téléphone ou de portable et l'adresse e-mail
• Gérer les processus :
  • Créer des processus afin d’y regrouper différentes tâches et documents, en faire le suivi et les clôturer une fois le travail réalisé. Les processus peuvent être liés/associés entre eux afin d’assurer une meilleure traçabilité
  • Automatiser les processus en fonction des informations disponibles afin d’éviter au maximum la répétition du travail
  • Rendre confidentiel un processus avec l’ensemble de ses tâches et documents, lié au profil d'un compte
  • Lister tous les processus liés à une entité

Description technique

Une architecture spécifique a été élaborée pour le développement de Wave, basée sur trois couches.

• Application Layer 
  Wave est mis en œuvre selon le concept d'une interface utilisateur "Single Pane of glass" où toutes les (futures) applications s'intègrent de manière transparente pour former un outil efficace où les utilisateurs ont accès à toutes les fonctionnalités pour soutenir leurs activités professionnelles.
• Communication Layer
  En plus de la communication synchrone déjà existante, le bus de service, pour l'invocation en temps réel des services commerciaux transversaux, une couche de communication asynchrone est introduite via un bus d'événements. L'utilisation d'une communication asynchrone entre les applications basée sur les événements commerciaux permet de réduire le couplage direct entre les applications et, par conséquent, les dépendances directes.
• Service Layer
  En plus des services déjà existants, un certain nombre de nouveaux services sont fournis et d'autres sont en cours d'évolution. La conception des services s'inspire de l'architecture des microservices. Les plus importants dans le contexte de ce projet sont évidemment le développement du service de tâches et l'introduction du service de processus.

Public cible

Wave a été développé pour les administrateurs de dossiers de l'ONSS, mais peut être déployé dans n'importe quelle autre institution qui souhaite gérer ses dossiers de manière centralisée, comme cela a déjà été appliqué pour l'ONEM.

Conditions d'intégration

Une source authentique avec des utilisateurs (comme un active directory) et des entités (base de données de l'institution) doit être intégrée pour que l'ensemble fonctionne.

Documentation

• Site Wave - Informations générales

Autres composants intéressants

Contact

Contact : ReuseOperational@smals.be