Wave, de virtuele werkomgeving voor een efficiënt taak- en procesbeheer

Overzicht

Product om dossiers binnen een organisatie te behandelen waarbij processen en taken van verschillende afdelingen op elkaar afgestemd en geïntegreerd worden zodat een transversale end-to-end verwerking van de gegevens gegarandeerd wordt

Wave is een gestandaardiseerde omgeving met een uniform, herkenbaar design dat bestaat uit een set generieke componenten.

Het beheert op centrale wijze dossiers, authentieke bronnen, processen en taken alsook entiteiten (zoals ondernemingen en natuurlijke personen) en contacten.
Hierbij wordt rekening gehouden met de specifieke kenmerken van elke dienst binnen de organisatie en de behoeften van elke participerende medewerker.

Medewerkers krijgen na het inloggen ongeacht hun dienst een uniforme weergave, eenzelfde zicht op toepassingen, documenten en gegevens, alsook een algemeen zicht op een dossier van een entitieit met alle beschikbare informatie. Via een overzichtslijst krijgen ze toegang tot persoonlijke taken, waaronder ook de manuele, die deel uitmaken van digitale processen die tussen verschillende teams stromen. Andere overzichtsschermen tonen de op te volgen en voltooide taken, en dat zowel individueel als per team. Zo kunnen medewerkers processen end-to-end opvolgen en dossiers uniform, gestructureerd en gericht afhandelen, en kan de werklast in real time gevolgd en bijgestuurd worden.

Verder biedt de omgeving Wave eveneens toegang tot de bedrijfseigen toepassingen operationeel nog voor de implementatie van Wave, alsook externe toepassingen en sites van derde partijen.

Het product Wave biedt volgende functionaliteiten:

• Beheren van Taken:
  • Aanmaken van dagelijkse taken binnen een proces door zowel de gebruiker als het systeem, bijhouden, (her)toewijzen, in wacht zetten en afsluiten, met de mogelijkheid om businessinformatie, persoonlijke notities en documenten aan deze taken toe te voegen.
  • Genereren van een lijst van taken op basis van verschillende criteria en filters
  • Bewaren van de geschiedenis van ondernomen acties van een taak, alsook van zoekopdrachten
  • Automatisch invullen van gekende gegevens om dubbel werk te voorkomen
  • Selectief toegankelijk maken van taken op basis van een vertrouwelijkheidsniveau gekoppeld aan het profiel van een account
• Beheren van Documenten:
  • Raadplegen van alle documenten online, zodat gebruikers altijd toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Gebruikers kunnen documenten bewerken en de vertrouwelijkheid ervan beheren.
  • Rechtstreeks elektronisch ondertekenen van documenten via de toepassing
  • Verzenden van documenten via e-Box (burgers en ondernemingen)
  • Archiveren van documenten op wettelijke manier
  • Bewaren van de geschiedenis van ondernomen acties op documenten
  • Opzoeken van documenten en bewaren van zoekopdrachten
  • Oplijsten van alle documenten en informatie gekoppeld aan een entiteit
• Beheren van Contacten:
  • Opzoeken van entiteiten en contactpersonen per entiteit, en bewaren van zoekopdrachten
  • Oplijsten en aanpassen van contactpersonen per entiteit, inclusief hun contactgegevens zoals adres, telefoon- of mobiel nummer en e-mailadres
• Beheren van Processen:
  • Aanmaken van processen om verschillende taken en documenten te groeperen, ze op te volgen en af te sluiten zodra het werk is voltooid. Processen kunnen aan elkaar gekoppeld worden voor een betere traceerbaarheid
  • Automatiseren van processen op basis van beschikbare informatie om dubbel werk zoveel mogelijk te vermijden
  • Vertrouwelijk maken van een proces met al zijn taken en documenten, gekoppeld aan het profiel van een account
  • Oplijsten van alle processen gekoppeld aan een entiteit

Technische beschrijving

Voor de ontwikkeling van Wave werd een specifieke architectuur uitgewerkt gestoeld op 3 layers.

• Application Layer
  Wave wordt geïmplementeerd volgens het concept van een 'Single Pane of glass' userinterface waarbij alle (toekomstige) toepassingen naadloos integreren om zo een efficiënt werkmiddel te vormen waar de gebruikers toegang hebben tot alle functionaliteiten ter ondersteuning van hun professionele activiteiten.
• Communication Layer
  Naast de reeds bestaande synchrone communicatie, de service bus, voor het real-time oproepen van transversale business services wordt een asynchrone communicatie laag ingevoerd via een eventbus. Het gebruik asynchrone communicatie tussen toepassingen op basis van business events zorgt ervoor dat er minder rechtstreekse koppeling is tussen de toepassingen en dat er dus minder directe afhankelijkheden zijn.
• Service Layer
  Naast reeds bestaande services worden een aantal nieuwe services voorzien en evolueren andere. De service design is geïnspireerd door de micro service architectuur. De belangrijkste in de context van dit project zijn uiteraard de verdere uitwerking van de taak service en de introductie van de proces service.

Doelpubliek

Wave werd ontwikkeld voor dossierbeheerders van de RSZ, maar kan uitgerold worden bij elke andere instelling die hun dossiers centraal wensen te beheren, wat reeds gebeurde bij o.a. de RVA. 

Integratievoorwaarden

Een authentieke bron met gebruikers (zoals bijv. een active directory) en entiteiten (database van de instelling) moet geïntegreerd worden om het geheel te laten functioneren.

Documentatie

• Site Wave - Algemene informatie

Andere interessante componenten

Contact

Contact: ReuseOperational@smals.be