Wij gebruiken cookies op deze site om jouw gebruikerservaring te verbeteren.

Skip to main content

AaaS: elektronische archivering met bewijskracht

Case study

De RSZ heeft een gedeelde elektronische archiveringsservice opgezet op de G-Cloud: Archiving-as-a-Service (AaaS). Arnaud Hulstaert, projectleider en deskundige in de materie, brengt het succesverhaal.

Ecran archivage

De uitdaging

De eerste uitdaging was het definiëren van de gewenste service. In workshops met verschillende instellingen hebben we gemeenschappelijke behoeften geïdentificeerd, alsook functies die voor iedereen handig zijn.

Het project was technisch complex. Het ging om: 

  • Het bewaren van digitale gegevens gedurende meerdere decennia, ja zelfs een eeuw!
  • Het aanmaken van een 'multi-tenant’-architectuur waarbij meerdere clients slechts één software gebruiken.
  • Het verwerken van grote volumes, met meer dan 10 miljoen te archiveren documenten.
  • Het deployen van de toepassing op de nieuwe G-Cloud-infrastructuur. 

De oplossing

De AaaS-service dekt de basisbehoeften van elektronische archivering met bewijskracht. Gearchiveerde digitale documenten kunnen voor de rechtbank worden gebruikt en bieden de instelling rechtszekerheid. De service garandeert digitale informatie effectief:

  • Integriteit
  • Authenticiteit
  • Leesbaarheid
  • Toegankelijkheid doorheen de tijd, als bewijs of voor informatiedoeleinden


Het archiveringssysteem respecteert de vereisten wat betreft de bescherming van persoonsgegevens. Het beheert de bewaartermijnen, zodat documenten niet langer opgeslagen worden dan noodzakelijk. De archieven vernietigen zichzelf eenmaal de voorziene bewaartermijn verstreken is.

De gearchiveerde documenten zijn online beschikbaar. Het idee was een levend, makkelijk consulteerbaar archief te creëren. We hebben onze belofte gehouden: elk opgevraagd archief verschijnt binnen de twee seconden op je scherm! Gebruikers hoeven geen lokale kopie op te slaan. Dit bespaart kosten en opslagruimte.

De voordelen

Het is erg handig om de bestaande generieke service te gebruiken in plaats van hem zelf te ontwikkelen. Het betekent aanzienlijke besparingen. 

Alle deelnemende organisaties genieten van schaalvoordelen doordat ze infrastructuur- en onderhoudskosten delen.

De generieke functionaliteiten voldoen aan meer dan 90% van de behoeften. Ze zijn herbruikbaar in andere projecten.

In de toekomst

Vier instellingen maken al gebruik van Archiving-as-a-Service: 

  • De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)
  • De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)
  • Kind & Gezin
  • Sigedis

Hoe meer deelnemende organisaties, hoe lager de kosten. We blijven reclame maken voor de service zodat hij steeds breder gebruikt wordt. We bieden ondersteuning aan geïnteresseerde instellingen en verzekeren het onderhoud.

We willen dat AaaS in de toekomst, in het kader van de Digital Act (wet van 21/07/2016), erkend wordt als een vertrouwelijke service voor elektronische archivering. Dit heeft juridische voordelen. Voor gekwalificeerde diensten geldt een ander bewijsregime. 

Ten slotte willen we de service vanuit functioneel oogpunt blijven ontwikkelen om de nieuwe uitdagingen aan te gaan en naar oplossingen te zoeken. 

Met AaaS hebben klanten live-archieven die binnen de 2 seconden op je scherm verschijnen!

Arnaud Hulstaert

Arnaud Hulstaert

Projectleider bij Smals en expert in elektronische archivering



Thérèse Carette

Een klant getuigt

Thérèse Carette

Adviseur bij de RSZ en hoofd van het AaaS-project bij de RSZ

Bij de RSZ worden alle documenten die gelinkt zijn aan werkgevers elektronisch gearchiveerd. Hetzelfde geldt voor binnenkomende en uitgaande post. In overleg met het Algemeen Rijksarchief hebben we de bewaartermijnen voor elk type document vastgelegd. We bewaren nauwelijks nog papieren archieven.

Bij het ontwikkelen van een generieke service is het voor de klant moeilijk om de analyse te doen: hij moet denken aan de gemeenschappelijke, niet slechts aan zijn eigen behoeften. Dit vereist een bredere kijk. Gelukkig hebben we genoten van de hulp van een geweldig Smals-team, dat altijd beschikbaar was. De samenwerking verliep uitstekend. De deadlines en budgetten werden zeer goed beheerd. 

De ontwikkeling van een generieke service is ongeveer 30% duurder. De investering wordt later echter grotendeels terugverdiend. Ten eerste omdat we de service voor vergelijkbare projecten kunnen hergebruiken. Dit bespaart tijd en geld bij analyse, ontwikkeling en testen. Maar ook: hoe meer administraties de service gebruiken, hoe meer de infrastructuur- en onderhoudskosten dalen. Je moet niet naar de kosten op korte termijn kijken. Op de lange termijn is de generieke service voordeliger.


Meer casestudy’s

Case study
Digitalisering van een factureringsproces

De woonzorgcentra worden gefinancierd door de gewesten. Vlaanderen heeft de informatiestromen van deze financiering gedigitaliseerd. Hoe? Door een toepassing die werd ontwikkeld bij de HZIV te hergebruiken en er eigen componenten aan toe te voegen.

Case study
‘Check betalingsuitstel’: hoe de RSZ snel kon inspelen op de coronacrisis

Om de economische impact van de coronacrisis te beperken, is één van de maatregelen dat werkgevers hun RSZ-betalingen kunnen uitstellen. Dankzij een online-toepassing weet je meteen of je automatisch recht hebt op uitstel. Indien nog nodig, kan je een aanvraag indienen.

Case study
Een generieke oplossing voor het online plaatsen van formulieren

De ReUse-site biedt u een generieke, complete oplossing voor het aanmaken van formulieren. Het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG) heeft er handig gebruik van gemaakt om, in recordtijd, een formulier voor geneesmiddelenbewaking online te plaatsen.

Maak deel uit van iets groters: join the ReUse movement

Vul de catalogus aan

Communicatie, kerndiensten, ondersteunende diensten, generieke IT-bouwblokken; het zijn allemaal business domeinen die je kunt verrijken met je eigen herbruikbare componenten, nuttig voor andere instellingen. Bovendien kunnen ze betrekking hebben op gebieden die we verder willen ontwikkelen zoals betalingen, rapportage, HR, enz.

Naar informatie en formulier

Word ambassadeur van het hergebruik!

Blader door de catalogus voor meer informatie over herbruikbare onderdelen. Praat met je werknemers en hun netwerken over de voordelen van ReUse.

Hoe meer bekendheid je geeft aan het ReUse-concept en de catalogus verrijkt, hoe meer je de voordelen ervan versterkt.

Volg ons!

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en events! Schrijf je in op onze nieuwsbrief.

Raadpleeg al onze nieuwsbrieven

Naar boven