De RSZ heeft een gedeelde elektronische archiveringsservice opgezet op de G-Cloud: Archiving-as-a-Service (AaaS). Arnaud Hulstaert, projectleider en deskundige in de materie, brengt het succesverhaal.
De uitdaging
De eerste uitdaging was het definiëren van de gewenste service. In workshops met verschillende instellingen hebben we gemeenschappelijke behoeften geïdentificeerd, alsook functies die voor iedereen handig zijn.
Het project was technisch complex. Het ging om:
- Het bewaren van digitale gegevens gedurende meerdere decennia, ja zelfs een eeuw!
- Het aanmaken van een 'multi-tenant’-architectuur waarbij meerdere clients slechts één software gebruiken.
- Het verwerken van grote volumes, met meer dan 10 miljoen te archiveren documenten.
- Het deployen van de toepassing op de nieuwe G-Cloud-infrastructuur.
De oplossing
De AaaS-service dekt de basisbehoeften van elektronische archivering met bewijskracht. Gearchiveerde digitale documenten kunnen voor de rechtbank worden gebruikt en bieden de instelling rechtszekerheid. De service garandeert digitale informatie effectief:
- Integriteit
- Authenticiteit
- Leesbaarheid
- Toegankelijkheid doorheen de tijd, als bewijs of voor informatiedoeleinden
Het archiveringssysteem respecteert de vereisten wat betreft de bescherming van persoonsgegevens. Het beheert de bewaartermijnen, zodat documenten niet langer opgeslagen worden dan noodzakelijk. De archieven vernietigen zichzelf eenmaal de voorziene bewaartermijn verstreken is.
De gearchiveerde documenten zijn online beschikbaar. Het idee was een levend, makkelijk consulteerbaar archief te creëren. We hebben onze belofte gehouden: elk opgevraagd archief verschijnt binnen de twee seconden op je scherm! Gebruikers hoeven geen lokale kopie op te slaan. Dit bespaart kosten en opslagruimte.
De voordelen
Het is erg handig om de bestaande generieke service te gebruiken in plaats van hem zelf te ontwikkelen. Het betekent aanzienlijke besparingen.
Alle deelnemende organisaties genieten van schaalvoordelen doordat ze infrastructuur- en onderhoudskosten delen.
De generieke functionaliteiten voldoen aan meer dan 90% van de behoeften. Ze zijn herbruikbaar in andere projecten.
In de toekomst
Vier instellingen maken al gebruik van Archiving-as-a-Service:
- De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)
- De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)
- Kind & Gezin
- Sigedis
Hoe meer deelnemende organisaties, hoe lager de kosten. We blijven reclame maken voor de service zodat hij steeds breder gebruikt wordt. We bieden ondersteuning aan geïnteresseerde instellingen en verzekeren het onderhoud.
We willen dat AaaS in de toekomst, in het kader van de Digital Act (wet van 21/07/2016), erkend wordt als een vertrouwelijke service voor elektronische archivering. Dit heeft juridische voordelen. Voor gekwalificeerde diensten geldt een ander bewijsregime.
Ten slotte willen we de service vanuit functioneel oogpunt blijven ontwikkelen om de nieuwe uitdagingen aan te gaan en naar oplossingen te zoeken.
Met AaaS hebben klanten live-archieven die binnen de 2 seconden op je scherm verschijnen!
Een klant getuigt
Thérèse Carette
Adviseur bij de RSZ en hoofd van het AaaS-project bij de RSZ
