‘Check betalingsuitstel’: hoe de RSZ snel kon inspelen op de coronacrisis

De uitdaging

Snelheid was de belangrijkste uitdaging. België nam midden maart 2020 forse maatregelen om het coronavirus in te dijken. Uitstel van betaling voor de RSZ-bijdragen voor het eerste en tweede kwartaal, tot 15 december, was een manier om de economische impact te verzachten. Maar die beslissing dreigde te zorgen voor massaal veel vragen bij de werkgevers. Kom ik in aanmerking? Moet ik een aanvraag doen, of verloopt dit automatisch? Hoe dien ik een dossier in?

De dienst Frontoffice bij de RSZ dreigde overspoeld te worden met vragen. Voor alle sectoren waar de sluiting niet verplicht was, zou de aanvraag verlopen via een verklaring op eer. Duizenden aanvragen bij de RSZ zouden moeten worden verwerkt en gecontroleerd. Doorheen de hele RSZ-organisatie moest in recordtijd een administratief proces worden opgezet voor de hele keten, vanaf de aanvraag tot de verwerking van de uitgestelde sociale bijdragen.

Zonder snelle, heldere communicatie kon de moeilijke en snel veranderende situatie rond de coronamaatregelen tot verwarring en vertwijfeling bij de werkgevers leiden. Minder dan één week na de aankondiging van de maatregelen ging de webtoepassing ‘live’.

De oplossing

Online self-service was de enige realistische manier om de duizenden informatievragen en uitsteldossiers in goede banen te leiden. Via een online toepassing zouden de werkgevers zelf zeer eenvoudig kunnen nakijken of ze in aanmerking komen voor uitstel, al dan niet automatisch. Wie niet automatisch betalingsuitstel kreeg, kon via een elektronisch formulier de aanvraag doen.

Hergebruik was de enige manier om zeer snel tot een correct werkende toepassing te komen. De hele procesketen moest elektronisch kunnen verlopen. Experts van de RSZ en Smals hebben drie bestaande, herbruikbare toepassingen geïdentificeerd, die samen voor de gewenste functionaliteit zorgen:

• Check Inhoudingsplicht: Een webtoepassing van de RSZ en FOD Financiën, geschikt voor mobiele toestellen, zoekt informatie op via het ondernemingsnummer (KBO-nummer). De herwerkte toepassing geeft aan of de onderneming automatisch uitstel heeft gekregen, dan wel dat zijn aanvraag via een verklaring op eer is verwerkt en de status van zijn dossier “in orde” is.

• Generiek formulier (Forms): Een generiek aanvraagformulier, als herbruikbare component ontwikkeld voor de FOD Volksgezondheid en het FAGG, diende eerder al voor het aanvragen van attesten bij de RSZ (Harmattest). De logica werd hergebruikt voor de creatie van een elektronisch aanvraagformulier voor vrijwillig betalingsuitstel.
• Werkomgeving: De interne administratieve processen van de RSZ werden aangepast om het uitstel van betaling toe te passen en gepast te controleren. Het gaat om meer dan 75.000 dossiers, waarvan meer dan 11.000 vrijwillige aanvragen.

De voordelen

De dag van de aankondiging door de regering kregen de werkgevers via de RSZ-website begrijpelijke informatie over deze nieuwe Coronamaatregelen en amper een week later konden zij hun individuele situatie online consulteren. Door deze online self-service kon de RSZ duidelijkheid scheppen, zonder dat de Frontoffice-dienst werd overspoeld met vragen.

Het proces voor de aanvraag van betalingsuitstel moest eenvoudig en controleerbaar zijn. Er werd gekozen voor automatische toekenning of een verklaring op eer, via een elektronisch formulier. De creatie van elektronische processen binnen de RSZ-werkomgeving zorgt ervoor dat de aanvraagdossiers snel en correct kunnen worden verwerkt, met minimale administratieve overlast.

“Meer dan 100.000 consultaties van de toepassing, dat zijn evenveel informatievragen die we niet zelf moesten beantwoorden.”